KLAUZULA DLA NADAWCÓW I ODBIORCÓW KORESPONDENCJI E-MAILOWEJ

I [ Administrator danych]

SUEZ Południe Sp. z o.o. z siedzibą w Krakowie (31-731) ul. Kosiarzy 5a jest administratorem danych osobowych adresatów i nadawców wiadomości elektronicznej.

Z administratorem danych można kontaktować się:

  • adres korespondencyjny: ul. Kosiarzy 5a, 31-731 Kraków,
  • telefon: (12) 644 22 41,
  • e-mail: suezmalopolska@suez.com.

Administrator danych - dołoży wszelkich starań, aby w jak najpełniejszym stopniu zrealizować wymogi Rozporządzenia i w ten sposób chronić Twoje dane osobowe.

II [ Inspektor ochrony danych]

Możesz kontaktować się z Inspektorem we wszystkich sprawach związanych z przetwarzaniem Twoich danych osobowych, także w razie wątpliwości co do Twoich praw:

  • e-mail: iod.malopolska@suez.com
  • adres korespondencyjny Administratora danych z dopiskiem Inspektor ochrony danych.
III [ Cel, podstawy prawne i okres retencji danych]

1. Administrator przetwarza informacje kontaktowe o nadawcach i adresatach korespondencji e-mailowej, zawarte w treści tej korespondencji, w celu:

  1. umożliwienia kontaktu e-mailowego z administratorem oraz podejmowania kontaktu z adresatami;
  2. dokumentowania ustaleń dokonywanych z klientami, kontrahentami, innymi osobami;
  3. przyjmowanie pism, zgłoszeń I wniosków w formie elektronicznej, np. Skarg, reklamacji, innych wniosków;
  4. ochrony przed roszczeniami oraz dochodzenia ewentualnych roszeń.
CelWyjaśnieniePodstawa prawnaOkres przetwarzania danych
W celu umożliwienia kontaktu elektronicznego z administratorem-Rozporządzenie, art. 6 ust. 1 lit. fPrzez okres roku, chyba, że wiadomości zawierają treść istotną dla dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami, wówczas wybrane wiadomości będziemy przechowywać do 3 lat, czyli do upływu terminu przedawnienia roszczeń zgodnie z kodeksem cywilnym.
W celu przetwarzania danych szczególnych kategoriiJeżeli w przesłanej korespondencji zostaną zawarte dane szczególnych kategorii, a nadawca nie zawarł zgody w swojej korespondencji – poprosimy o jej odrębne udzielenie, gdyż jest to warunek konieczny do zgodnego z RODO przetwarzania danych szczególnej kategorii.Rozporządzenie, art. 6 ust. 1 lit. aDo czasu cofnięcia zgody.
W celu realizacji umowy.Niezbędność do realizacji umowy zawartej z kontrahentami lub klientami w zakresie prowadzonej korespondencji.Rozporządzenie, art. 6 ust. 1 lit. bDo czasu zakończenia umowy, a po tym czasie, w innych zgodnych z prawem celach, związanych z umową np. okres zabezpieczenia ewentualnych roszczeń tj. 10 lat. W przypadku braku zawarcia umowy przez 3 lata w celu ewentualnych reklamacji oraz roszczeń.
W celu dochodzenie roszczeń lub obrony przed roszczeniamiDane zawarte w zgłoszeniu oraz przetwarzane w celu wyjaśnienia okoliczności zdarzenia i rozpatrzenia zgłoszenia mogą być dalej przetwarzane przez administratora.Rozporządzenie, art. 6 ust. 1 lit. f), a w przypadku danych szczególnych kategorii art. 9 ust. 2 lit fPrzez okres roku, chyba, że wiadomości zawierają treść istotną dla dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami, wówczas wybrane wiadomości będziemy przechowywać do 3 lat, czyli do upływu terminu przedawnienia roszczeń zgodnie z kodeksem cywilnym.
IV [Odbiorcy danych osobowych]

Dostęp do Twoich danych osobowych – wewnątrz struktury organizacyjnej Administratora - będą mieć wyłącznie upoważnieni przez Administratora pracownicy i tylko w niezbędnym zakresie. W pewnych sytuacjach Twoje dane osobowe mogą być ujawniane przez Administratora odbiorcom poza strukturą.

Administrator może ujawniać treść korespondencji:

  • w celu dochodzenia swoich roszczeń w ramach postępowania,
  • podmiotom przetwarzającym na zlecenie i w imieniu administratora, na podstawie zawartej umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych, w celu świadczenia określonych w umowie usług, w celu realizacji określonych w umowie zadań i usług na rzecz administratora, w szczególności w zakresie obsługi poczty elektronicznej lub tradycyjnej, hostingu, obsługi IT, windykacji, usług prawnych lub doradczych, obsługi administracyjnej.
V [ Prawa osób, których danych osobowe dotyczą]

Szczegółowa Informacja o Twoich prawach:

  • przysługuje Ci prawo dostępu do Twoich danych osobowych (art. 15 RODO), w tym uzyskania kopii danych (art. 15 ust. 3 RODO),
  • jeśli uznasz, że Twoje dane osobowe przetwarzane przez Administratora są niezgodne z rzeczywistością, masz prawo ich sprostowania lub uzupełnienia niekompletnych danych (16 RODO),
  • masz prawo żądania usunięcia Twoich danych osobowych w przypadkach przewidzianych prawem (art. 17 RODO),
  • masz prawo wniesienia żądania ograniczenia przetwarzania Twoich danych osobowych (art. 18 RODO)
  • masz również prawo do otrzymania od Administratora Twoich danych osobowych w ustrukturyzowanym formacie oraz przenoszenia danych osobowych do innego administratora. W przypadku przeniesienia danych, z uwagi na inne przepisy prawa, może być wymagane uzyskanie zgody Twojej lub innej osoby lub spełnienie innych warunków wymaganych tymi przepisami (art. 20 RODO),
  • masz prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania Twoich danych osobowych w przypadku przetwarzania ich w celu realizacji uzasadnionego interesu Administratora, z przyczyn związanych z jej szczególną sytuacją, w tym wobec profilowania (Art. 21 RODO),
  • w przypadkach, w których przetwarzanie danych odbywa się na podstawie udzielonej zgody, przysługuje Ci prawo do cofnięcia udzielonych zgód w każdym momencie, lecz bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania przed ich cofnięciem. Cofnięcie zgody uniemożliwi dalsze rozpatrywanie skargi lub reklamacji przez administratora.
VI [ ZAUTOMATYZOWANE PODEJMOWANIE DECYZJI ORAZ PRZEKAZYWANIE DANYCH POZA EUROPEJSKI OBSZAR GOSPODARCZY]
  1. Dane osobowe nie podlegają zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu.
  2. Co do zasady Spółka nie przekazuje danych poza Europejski Obszar Gospodarczy (dalej EOG).
VII [ Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych]

W przypadkach uznania, iż przetwarzanie przez Twoich danych osobowych narusza przepisy Rozporządzenia, przysługuje Ci prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego, tj. do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych z siedzibą w Warszawie, ul. Stawki 2, z którym można kontaktować się w następujący sposób:

  1. listownie: ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa,
  2. przez elektroniczną skrzynkę podawczą dostępną na stronie https://www.uodo.gov.pl/pl/p/kontakt;
  3. telefonicznie: (22) 531 03 00.